Comment dématérialiser un justificatif de note de frais ?

Dématérialiser un justificatif de note de frais

Aujourd’hui, le temps est une ressource très précieuse pour les entreprises. C’est pourquoi, pour celles qui ont déjà passé le cap de la digitalisation, la gestion des notes de frais est un peu plus aisée. Mais est-il toujours nécessaire de conserver les tickets ou factures en format papier ? Pas nécessairement puisque les supports numérisés des justificatifs des notes de frais sont désormais opposables aussi bien à l’administration fiscale qu’à l’Urssaf (en cas de contrôle bien entendu).

1- la numérisation des justificatifs 

Il faut aussi rappeler que la législation appuie la dématérialisation des justificatifs, car depuis le 31 Mars 2017, le livre des procédures fiscales en son article A 102 B-2 autorise la mise en corbeille des justificatifs en supports papiers des notes de frais. Mais alors, comment s’y prendre pour dématérialiser un justificatif de notes de frais ? Quelles sont les étapes à suivre pour dématérialiser et archiver de façon efficiente ces preuves en format papier ? Le logiciel note de frais Expensya est l’une des solutions dont vous pouvez vous servir.

Pour ce faire, le justificatif de note de frais doit être numérisé de la façon la plus professionnelle possible. En d’autres termes, la version numérique doit impérativement être identique à la version papier :

  • pas de filtres,
  • pas de flou,
  • pas de recadrage ni de modifications de l’image ou des couleurs, 

Il est important d’utiliser un dispositif de qualité pour faire la numérisation de la pièce. Un scanner ou l’appareil photo d’un smartphone peuvent parfaitement servir pour cette tâche. Toutefois, aucune modification n’est autorisée et même en cas de compression de l’image, elle doit être sans perte de qualité. Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation, et la digitalisation, découvrez des informations détaillées à ce sujet en consultant le site Gataka.

2- L’enregistrement des documents au format PDF

Après la numérisation, il est impératif que les justificatifs de note de frais soient enregistrés au format PDF (Portable Document Format). Le choix de ce format est motivé par son interopérabilité, c’est-à-dire que le PDF est lisible sur tous les systèmes d’exploitation même les terminaux mobiles. Selon les recommandations du Livre des procédures fiscales, deux options sont possibles :

  • Le format PDF/A : c’est un format classique, connu de tous pour enregistrer des images ou des textes. 
  • Le format PDF/A-3 : respectant la norme ISO 19005-3, ce type de format PDF permet de regrouper
    différentes extensions de fichiers à savoir Excel, Word, HTML,…

3- Le verrouillage des fichiers

Une fois les documents enregistrés au format PDF, il faudra maintenant les sceller. Au cours de cette étape, on procède à la datation du fichier et au verrouillage des autorisations de modification du fichier. Cela peut se faire par :

  • La signature électronique d’une personne physique désignée à cet effet,
  • Le cachet serveur : il s’agit aussi d’une signature électronique apposée par le serveur central pour verrouiller les
    justificatifs de note de frais concernant les personnes morales. 

4- Faire intervenir une autorité de certification

Pour apposer une signature électronique ou un cachet serveur, il faut l’intervention d’une autorité de certification ; celle-là même qui est habilité à délivrer les certificats électroniques. L’intervention de cette autorité de certification est indispensable pour la finalisation de la procédure de scellement. Il va donc de soi que la dématérialisation des notes de frais ne peut se faire intégralement en interne. 

5- La sécurisation des documents numérisés et stockés

L’archivage des justificatifs des notes de frais est l’étape finale du processus de dématérialisation. Le faire ne nécessite pas l’intervention d’une tierce partie. Il faudra juste veiller aux conditions de stockage de sorte à éviter toute perte ou dégradation des données durant toute la période légale de conservation. Cela passe par la restriction des accès aux fichiers et aux serveurs physiques.